中小企業の要件定義の進め方｜作りたい画面より先に整理すること

1. 目的と対象範囲を言語化する

目的を『便利にする』で終えず、誰のどの負担を減らすかを書きます。今回は作らない仕事も決めると、計画が広がりすぎるのを防げます。

業務の開始条件と終了条件を決めると、範囲が見えます。たとえば受注管理なら、案件登録から受注までか、請求や入金まで含むかで必要な設計が変わります。関係部署と外部サービスを確認し、途中で渡す情報を整理します。

2. 情報と業務フローを揃える

通常の仕事の始まりから終わりまでを並べます。使うデータと、承認する人も書きます。取消、差し戻し、入力漏れの扱いを忘れないでください。

例外として取り消し、差し戻し、重複、担当者不在、期限超過を確認します。業務担当者が普段は暗黙に処理している部分ほど、システムでは判断条件が必要です。複雑な図を作るより、実際の一件を最初から最後まで追う方法が役立ちます。

3. 権限と品質を機能と一緒に決める

社員と管理者が同じ操作をできてよいとは限りません。見られる情報と変更できる情報を決めます。速度やバックアップも、画面と一緒に相談しましょう。

利用端末、件数、応答時間、バックアップ、停止時の対応を業務の重要度に合わせて決めます。IPAの上流工程に関する資料は、発注側と開発側の合意形成を考える参考になります。『使いやすい』『速い』といった言葉を、確認可能な条件へ変えることが重要です。

参考：IPA：企画・要件定義

4. 受け入れ条件と変更管理を決める

『正しく動いた』と判断する具体例を作ります。途中で要望が増えた場合の、費用と日程の確認手順も合意します。

要件は検討中に変わることがあります。変更を禁止するのではなく、追加理由、費用、期限、影響を記録し、責任者が判断する手順を設けます。議事録と未決事項の一覧を共有し、誰がいつまでに決めるかを明確にします。