法人の担当者・経営者、仕事でAIやITを活用したい個人
時間をかけて資料を作ったのに、『検討します』で止まる。相手が知りたい順番と、説明する順番が違うのかもしれません。課題から進め方まで、判断を助ける提案書の構成を考えます。
- 01現状と目標
- 02原因と選択肢
- 03費用・予定・根拠
- 04次の一歩を合意
矢印の順に、自社の状況へ置き換えて確認しましょう。
1. 相手の現状と目標を先に置く
会社紹介より前に、話を聞いて確認した課題と、変えたい状態を書きます。相手が言った事実と、こちらの推測は分けます。目的が揃っていないまま機能を説明すると、必要性が伝わりにくくなります。
初めのページで『この理解で合っていますか』と確認できる構成にしましょう。
2. 原因から提案へつなぐ
課題、起きる理由、変える部分を一つの流れにします。原因が未確認なら、調査や試行を提案します。すべての課題を自社サービスで解決できるように見せないでください。
やること、やらないこと、相手の協力が必要なことを分けます。具体的な業務の例があると、抽象的なサービス紹介より理解しやすくなります。
3. 費用・予定・根拠を確認可能にする
価格だけでなく、含む仕事と追加になる条件を示します。予定には前提を記載し、実績は掲載許可と測定条件を確認します。架空の事例や声をAIで作らないでください。
数字が未確定なら範囲を断定せず、確認方法を示します。担当者が社内へ説明できるよう、判断に必要な条件を一箇所で見つけられる形にします。
4. 次の一歩を小さく合意する
契約だけを迫らず、追加の確認、試行の範囲、次回の打ち合わせなどを決めます。資料を読むだけの人にも分かる説明と、口頭で話す補足を分けます。『一枚で一つの主張』にすると、会話中の確認も行いやすくなります。
説明したい量より、相手がどの判断をできるかを基準に削りましょう。
判断に使う比較表
| 段階 | すること | まず確認する内容 |
|---|---|---|
| 現状と目標 | 相手の現状と目標を先に置く | 会社紹介より前に、話を聞いて確認した課題と、変えたい状態を書きます。 |
| 原因と選択肢 | 原因から提案へつなぐ | 課題、起きる理由、変える部分を一つの流れにします。 |
| 費用・予定・根拠 | 費用・予定・根拠を確認可能にする | 価格だけでなく、含む仕事と追加になる条件を示します。 |
| 次の一歩を合意 | 次の一歩を小さく合意する | 契約だけを迫らず、追加の確認、試行の範囲、次回の打ち合わせなどを決めます。 |
相談前のチェックリスト
- 課題の理解を相手と確認
- 費用の範囲を明示
- 次の確認が決まる
よくある質問
会社紹介は不要ですか？
信頼を確認する材料として必要な場合があります。ただし相手の判断に合わせ、課題と提案の説明を遮らない位置と量に調整します。
具体的な仕様が決まっていなくても相談できますか？
困っている作業、利用する人、希望時期を分かる範囲でお知らせください。一般的な記事の内容をそのまま当てはめず、現状と制約から必要な支援範囲を確認します。
NEXT STEP / 次の一歩
自社の場合を、
一緒に整理する。
提案する相手と、現在の資料で止まる点を教えてください。コピー、構成、図解を判断の順番に合わせて整えます。